реестр договоров как правильно вести

ВАЖНО! Для того, что бы сохранить статью в закладки, нажмите: CTRL + D

Задать вопрос ВРАЧУ, и получить БЕСПЛАТНЫЙ ОТВЕТ, Вы можете заполнив на НАШЕМ САЙТЕ специальную форму, по этой ссылке >>>

Реестр договоров

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

номер договора по порядку;
номер и дата подписания договора;
полное наименование контрагента;
предмет соглашения;
период действия документа;
общая сумма соглашения.

Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале .

Образец реестра договоров. Скачать (doc)

Реестр договоров в Excel. Скачать (xls)

Удобная программа для учета договоров. Демосервер и тестовый период. Попробуйте и вам понравится.

Смотрят сейчас

Реестр договоров — бланк

Подписание договора руководителем предприятия или лицом, на то уполномоченным, является основанием для передачи данного документа в отдел, осуществляющий делопроизводство по договорам. Если же на фирме такой отдел отсутствует, регистрацией договора и присвоением ему соответствующего номера занимается уполномоченный сотрудник. Учет подписанных соглашений ведется при помощи реестра договоров – основного инструмента для делопроизводства по договорам.

Регистрация в реестре происходит одним из следующих способов:

Путем присвоения индивидуального номера для договоров, получивших нумерацию при регистрации (при этом делопроизводитель отмечает индивидуальный номер на обратной стороне и ставит специальный штамп);
Путем присвоения договору сложного номера (с дробью) – номер является очередным по внутреннему реестру договоров в данной организации.

Законодательно не предусматривается единая форма реестра договоров, что позволяет организациям утверждать наиболее удобную для них форму реестра с учетом особенностей деятельности предприятия. Для удобства в реестр включают такие данные о договорах:

порядковый номер;
регистрационный номер и дата подписания;
полная информация о контрагенте;
период, на который заключается договор;
предмет соглашения;
общая сумма.

Можно также вести графу «примечания», где найдут отображение такие моменты договора как, к примеру, наличие спецификации к договору или дополнительного соглашения. Не ограничивается и способ ведения реестра договоров – это может быть как заполнение электронной формы, так и стандартный бумажный вариант (журнал ). Существуют также и специально разработанные компьютерные программы.

Форма реестра договоров. Скачать (xls)

Составление правильного реестра документов

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.
Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Для чего составляют реестр документов

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов — это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Кропотливый труд

Правильно составленный реестр документов — это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:

В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.

Что это даёт

Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.

Опыт и экономия

Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или заполнив форму обратной связи.

Комплексное решение
поставленных задач

Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

Опыт работы с иностранными и
отечественными организациями

Основные клиенты, которые обращаются к нам — это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Источник: http://kak-sdelatpravilno.ru/kak-pravilno-sostavljat/pravilno-sostavljat-reestr-dogovorov.html

если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

номер договора по порядку;
номер и дата подписания договора;
полное наименование контрагента;
предмет соглашения;
период действия документа;
общая сумма соглашения.

Источник: http://blanker.ru/doc/reestr-dogovorov

25 июня 2013 года

Существует множество споров о том, какая служба в организации должна вести такой реестр – юридическая, или бухгалтерия, или служба документооборота. Представляется, что для каждой в отдельности взятой организации существует свое единственно правильное решение, о том, кто именно должен вести реестр договоров в зависимости от штатной численности сотрудников и ее хозяйственной деятельности. Итак, разберем пошагово, как же его составить, оформить, и вести.

Первоначально необходимо определиться, какие сведения из заключаемых договоров необходимо вносить в реестр. К таковым могут относиться:

Ранее было по заключению договоров и сопровождению сделок

Искать решение самому или доверить работу юристу?

Лучше доверьте работу по заключению договоров и сопровождению сделок юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.

Оставьте описание проблемы и юристы дадут совет и сделают наилучшее предложение

Источник: http://jurprovodnik.ru/soveti/285-kak-vesti-reestr-dogovorov

Указанные возможности реализованы в программе:

Договоры не теряются
Своевременность согласований
Контроль сроков договора
Учет всех версий договоров
Реестры и отчеты по договорам

Реестр – друг и помощник договора

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

порядковый номер и номер записи регистрации
вид договора
сумма (цена) договора
стороны договора (наша организация и контрагент)
дата заключения (подписания)
срок действия (при наличии)
наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
ответственный сотрудник
любые иные сведения (например, существенные условия)

Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:

Источник: http://you-right.ru/stati/soglasovanie-i-dogovory/reestr-i-registraciya-dogovorov

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Источник: http://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-dogovorov/