как правильно заполнить авансовый отчет

ВАЖНО! Для того, что бы сохранить статью в закладки, нажмите: CTRL + D

Задать вопрос ВРАЧУ, и получить БЕСПЛАТНЫЙ ОТВЕТ, Вы можете заполнив на НАШЕМ САЙТЕ специальную форму, по этой ссылке >>>

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.

Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.

В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.

Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.

Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.

Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.

Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.

Cоставление авансового отчета,примеры

Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.

Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:

  1. подтверждение направления сотрудника в командировку,
  2. служебное задание.
  3. С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.

При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.

Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.

Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.

При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.

Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.

Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.

Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры

Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.

На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:

  • наименование фирмы,
  • дату составления отчета,
  • должность и инициалы.

Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.

Остается посчитать остаток подотчетных средств и итоговую сумму в графе «итого получено».

На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.

Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.

Что это – оборачиваемость кредиторской задолженности?
Коэффициент быстрой (критической)ликвидности – нормативные значения.

Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.

После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».

После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.

Расписка должна сохраниться, так как это единственное подтверждение сдачи отчета в бухгалтерию.

Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы .

Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.

Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.

Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.

Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета

В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.

Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.

Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.

Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.

В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.

Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?

Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).

Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?

Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.

Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.

Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.

Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.

Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.

Источник: http://buhguru.com/buhgalteria/primer-blanka-avansovogo-otcheta-gde-s.html

Авансовый отчет для бухгалтерии предприятий всех форм собственности – повседневный документ первичного учета. Его основная функция – подтверждение израсходованных сумм с приложением всех имеющихся оправдательных документов. Бланк авансового отчета носит название форма № АО-1, его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 года № 55 и введена с 01.01.2002 года. На 2014 год вид бланка остается без изменений.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  как правильно наносить румяна фото

Обязательство по заполнению авансового отчета лежит на подотчетном лице, сотруднике, который получил в кассе наличные средства для осуществления приобретений или расходов в соответствии с приказом руководителя предприятия.

Предусмотренный срок предоставления отчета – не позднее 3-х дней после возвращения из командировки, если средства были выданы для осуществления такой поездки, или в течении 3-х дней с окончания срока, указанного в приказе на совершение закупок или расходов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Заполненный отчет предоставляется для проверки и утверждения в бухгалтерию и руководителю организации, после чего производится окончательный расчет по нему – или доплата по авансовому отчету, или возврат неиспользованных средств. Заполняется бланк авансового отчета без копий, в единственном экземпляре, который остается в бухгалтерии. Подотчетному лицу выдается отрывная квитанции о приеме отчета на обработку.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Сам бланк АО-1 двусторонний.

На лицевой стороне нужно вписать наименование предприятия, порядковый номер авансового отчета, дату заполнения отчета.
Обязательно указываются ФИО подотчетного лица, отдел или подразделение, если есть – табельный номер, должность.
Назначение аванса должно совпадать с назначением в приказе на выдачу подотчетных сумм.

Далее в левой части бланка авансового отчета подотчетное лицо вписывает все данные об остатке ранее полученных сумм аванса, полученных средствах на данные расходы, фактически израсходованной сумме и остатку к выплате или возврату в кассу предприятия. Строка 1а заполняется в случае получения аванса в подотчет в иностранной валюте.

На оборотной стороне необходимо перечислить в произвольном порядке все документы, которые подтверждают произведенные подотчетным лицом расходы.

Это могут быть командировочные удостоверения, проездные билеты и другие транспортные документы, оплаченные счета и квитанции, чеки, накладные, товарные чеки, акты и другие документы. В графах 1-4 указываются порядковый номер документа, его дата, номер, наименование. В графе 5 вписываются суммы по этим документам в рублях, в графе 6 – в валюте. На нижней строке оборотной стороны подотчетное лицо ставит свою подпись.

Остальные строки и графы заполняются бухгалтером предприятия.

Образец заполненного авансового отчёта

На лицевой стороне в разделе справа «Бухгалтерская запись» указываются корреспондирующие счета бухгалтерского учета и суммы по ним. На оборотной стороне в графах 7 (в рублях) и 8 (в валюте) указываются принятые суммы расходов, в графе 9 – бухгалтерские счета, куда отнесутся эти расходы.

Далее бухгалтером производится проверка всех приложенных документов, проверка правильности заполнения бланка отчета, сумм в нем. После чего делается запись о проверке отчета с указанием принятой суммы (цифрами и прописью).

Затем на лицевой части ставится подпись бухгалтера, далее отчет проверяется и подписывается главным бухгалтером.
Следующим этапом идет подписание авансового отчета руководителем организации (на лицевой стороне вверху справа) с указанием утвержденной суммы.

После чего документ возвращается в бухгалтерию для списания расходов по нему и окончательного расчета с подотчетным лицом.

Неиспользованный остаток денежных средств должен быть внесен в кассу, перерасход по авансовому отчету выплачивается в установленном на предприятии порядке.

Запрещена выдача наличных в подотчет в случае если у данного лица имеется непогашенная в срок задолженность по ранее выданному авансу. И запрещена передача полученных в подотчет денежных средств третьим лицам.

Вопросы и ответы по авансовым отчётам

Вопрос. Допускается ли включение в авансовый отчет только кассового чека ККМ без товарного?

Да, такой чек можно принять к учету, если он имеет следующие данные:

– наименование документа;
– дата;
– название организации, выдавшей чек;
– ИНН организации;
– заводской номер ККМ;
– номер чека;
– содержание оплаченной операции;
– наименование, мера и стоимость приобретенного товара;
– должность и подпись ответственного кассира (продавца);
– печать или штамп продавца.

Вопрос. Где указать в авансовом отчете осуществленный возврат подотчетных сумм?

Ответ. Отметку о возврате излишне полученных подотчетных сумм делает бухгалтер на лицевой стороне бланка авансового отчета на основании приходного КО.

Вопрос. На какой максимальный срок выдаются деньги в подотчет?

Ответ. Срок устанавливается руководителем организации. Эта норма указана в п. 4.4. Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П.

Вопрос. В какой строке авансового отчета указывать суточные?

Ответ. Суточные вписываются на оборотной стороне бланка в разделе для перечня документов, графы 1-4, и сумм по ним, графы 5-6.

Вопрос. Если главный бухгалтер предприятия и кассир – одно лицо, то авансовый отчет подписывается им во всех строках одной подписью?
Ответ. Да, он должен расписаться дважды, и за кассира предприятия, и за главного бухгалтера. И обязательно подписать авансовый отчет у руководителя предприятия.

Источник: http://nalogov.org/dokumenty-blanki-formy/obraztsy/zapolnyaem-avansovyiy-otchet-v-rf-po-primeru-obraztsu.html

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является приказ о подотчетных лицах, изданный руководителем, в нем перечисляются подотчетные лица, сроки, цели и размеры выдаваемых сумм. Основанием выдачи денег командируемому является приказ о направлении в командировку. Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в отчет.

В графе 1 указывается порядковый номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В графе 2 вносится дата, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать вид произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские расходы).

В графе 5 вносится сумма расхода денежных средств, если он производился в рублях, а если он производился в иностранной валюте, то данные о сумме заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Графы 6 (в валюте).

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  как правильно чистить апельсин

Заполнение бухгалтером организации

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными документами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии документа, указывает его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные расходы документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, бухгалтер на оборотной стороне заполняет графы 7-8, где указывает суммы расходов, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера, а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Источник: http://infportal.ru/doc/avansovyj-otchet.html

Авансовый отчет — форма АО-1 — первичный документ для подтверждения затраченных средств, выплаченных ранее, подотчетными лицами. Сумма под отчет выдается для следующих целей:

  • командировочные расходы;
  • затраты на хозяйственно-операционные нужды;
  • возмещение расходов на командировку, произведенных работником.

Выдача аванса

Выдача аванса происходит на основании предписания директора организации с указанием перечня сотрудников, которым назначаются средства, сроков, целей и размера суммы. Командированным работникам деньги выдаются на основании распоряжения о направлении в поездку.

Бланк заполняет подотчетное лицо. Представляются документы, удостоверяющие расходы. Бухгалтер проверяет заполнение авансового отчета, фиксирует расходные документы в форме АО-1 и направляет бланк на подпись руководителю.

Остаток суммы возвращается в кассу предприятия. В случае невозврата средства списываются с зарплаты работника, статья 137 ТК РФ (вычет из заработной платы для погашения задолженности работодателю).

Правила заполнения авансового документа

Авансовый отчет — двусторонний документ. На титульной стороне указывается название организации, номер бланка, дата заполнения. Вписываются инициалы работника, отдел, подразделение (если есть), где работает сотрудник, табельный номер, должность.

Назначение суммы должно соответствовать с назначением в приказе на оформление средств.

Левая часть бланка — сведения об остатке аванса и фактически затраченной сумме. Строка 1А для иностранной валюты. Отражение средств в форме АО-1 и погашение задолженности в иностранной валюте происходит по курсу ЦБ РФ на дату подписания авансового отчета.

На оборотной стороне бланка перечисляются расходные документы: накладные, дорожные и товарные чеки, акты и другие бумаги. Указываются номер, дата, наименование, сумма в рублях и иностранной валюте (если есть).

В нижней строке проставляется подпись подотчетного лица.

Образец написания

Форма АО-1 заполняется как сотрудником организации, получившим средства, так и бухгалтером.

Как выглядит авансовый отчет? Образец заполнения работником предприятия представлен на фото выше. Сотрудник на лицевой стороне документа указывает наименование компании, инициалы, должность, табельный номер, назначение аванса (представительские или хозяйственные расходы) и дату составления отчета.

На оборотной стороне работник заполняет следующие строки:

  • пункт 1 — порядковый номер документа, заверяющего расходы;
  • графа 2 — дата составления расходного документа: когда произошла покупка, поездка;
  • графа 3 — номер чека, товарной накладной или акта, подтверждающих затраты;
  • пункт 4 — вид произведенной траты средств: канцелярские расходы, оплата проезда;
  • строка 5 и 6 — сумма в рублях и иностранная валюта по отчету.

Общая сумма указывается в строке «Итого», пункт 5 или 6.

Заполненный бланк с расходными бумагами сдается в бухгалтерию.

Что еще вносится в авансовый отчет? Образец заполнения бухгалтером компании указан на фото выше. Бухгалтер расписывается о получении формы АО-1 от сотрудника. В бумаге проставляется дата предоставления бланка. Расписка отдается подотчетному лицу.

После проверки на правильность оформления документа и расходования сумм бухгалтер заполняет строки:

  • Графа 7 и 8 — средства в рублях и иностранной валюте, принятые к учету.
  • Пункт 9 — номера счетов бухгалтерии, которые дебетуются на затраченные суммы.

Заполняется титул формы. Авансовый отчет содержит информацию о выдаче средств: номер, дата документа, по которому выданы суммы. Проставляются сведения об остатке или перерасходу по предыдущему авансу.

В графе «Бухгалтерская запись» на титуле формы указывается информация о дебете и кредите. Сведения берутся из строки 9 оборотной стороны формы.

Проверяется правильность арифметических расчетов, оформления бумаг. Бланк передается на подпись директору компании.

После утверждения формы происходит списание выданной суммы и итоговый расчет с работником.

Остаток аванса возвращается в кассу компании по приходному ордеру. Перерасходованные сотрудником средства выплачиваются предприятием по расходному кассовому ордеру.

Если сотрудник не возвратил остаток суммы по предыдущему документу, новый аванс выписывать ему нельзя.

Срок сдачи отчета

По возвращении из командировки сотрудник сдает авансовый отчет. Сроки предоставления документа — в течение трех дней. 10 дней — если была зарубежная поездка. В случае непредставления бланка фиксируется нарушение по кассовой дисциплине.

Если налоговая служба обнаружит, что порядок не соблюдается, инспекторы могут попытаться оштрафовать организацию по статье 15.1 КоАП РФ об административных нарушениях. Хотя в законе ответственность не предусмотрена.

Контроль над выделенными средствами — задача предприятия.

Документы на иностранном языке

Если по прибытии из заграничной командировки сотрудник представляет документы, доказывающие расходование средств, на иностранном языке, то необходимо выполнить подстрочный перевод.

Пункт 9 Положения по соблюдению бухгалтерского учета регламентирует, что бумаги на иностранном языке должны быть переведены. Перевод первичных документов может выполнить любой сотрудник, знающий иностранный язык. Точно указываются только цифры. Остальные сведения можно не прописывать дословно.

Авансовый отчет с переводом заверяется у главного бухгалтера организации или другого уполномоченного лица.

Бланк отчета заполняется в одном экземпляре. В составлении формы участвуют минимум три человека: подотчетное лицо, бухгалтер, директор.

Источник: http://businessman.ru/new-avansovyj-otchet-zapolnenie-dokumenta.html

Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  как правильно делать сухой массаж

Как выглядит и работает этот документ?

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Какую сумму составляет госпошлина за регистрацию ООО? Статья на эту тему по ссылке.

Главное – проследить за возможностью прочитать все необходимые данные.

Правила и особенности заполнения бланка для подотчётных лиц

Для заполнения подотчётные лица обычно используют универсальную форму АО-1. Начинается процесс заполнения с лицевой стороны. Вот лишь некоторые данные, которые вносятся в первую очередь:

  1. Графа о назначении аванса. Расходы бывают хозяйственными, либо представительскими.
  2. Дата, когда отчёт был составлен.
  3. Табельный номер.
  4. Профессия или должность сотрудника.
  5. Инициалы вместе с фамилией.

Что необходимо писать в отчёте?

Подтверждающие документы нумеруются, в том же порядке, в котором они прикладываются к форме отчёта.

  • Дата выдачи документа вместе с порядковым номером проставляются в первых двух графах.
  • Третья должна содержать сведения о номере, который присвоен доказательствам.
  • В четвёртой пишут о том, расходы какого именно вида были понесены.
  • В пятой графе указывают сумму, если она исчисляется в рублях.
  • Шестая нужна тем, кто пользовался иностранной валютой при осуществлении деятельности.

По каким причинам могут отказать в регистрации ООО? О возможных проблемах читайте в этой статье.

Где можно скачать бесплатный образец в формате word?

Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно по этой ссылке.

Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.

Образец авансового отчёта.

Каких правил должен придерживаться бухгалтер?

Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.

Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.

Открытие цветочного магазина — хорошая идея собственного бизнеса. Как открыть цветочный магазин с нуля смотрите по ссылке.

Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?

Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя.

  • Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано». Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
  • Отдельно заполняется графа «Остаток\Перерасход». Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.
  • Есть раздел так называемого «Документального дополнения». Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
  • Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесён\Перерасход компенсирован». Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.

Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.

Оборотная сторона формы авансового отчёта.

В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?

Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.

  • Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
  • С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.

Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.

Что может привести к банкротству ООО? Подробная информация есть в этом материале.

Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.

Пример заполнения авансового отчёта.

Какие документы могут играть роль приложения?

Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.

Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё о франшизе Шоколадница — по ссылке.

Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:

  1. При покупки мелочёвки в магазинах. Можно обратиться в обычные магазины, чтобы приобрести канцтовары, другие подобные мелочи. Тогда покупателям выдаются чеки, кассовый с товарным. От продавца не обязательно требовать предоставления товарного чека, если в кассовом уже пишут о наименовании с количеством и стоимостью. Но в этом случае бухгалтера не принимают «входной» НДС. В данном случае требуется получение счёта-фактуры.
  2. Мелкие оптовые приобретения за наличные средства. В этом случае сотрудники не покупают что-то в розницу. Тогда его просят предоставить доверенность, выданную руководством предприятия. Представителю надо сказать, чтобы он требовал от продавца такие бумаги: квитанция к приходному ордеру; накладная; счёт-фактура. Это особенно важно для ценностей, которые облагаются НДС.
  3. Приобретение ГСМ. Актуальна для водителей, которые приобретают что-то на газозаправочных станциях. Правила для них действуют такие же, что и при приобретении в розницу. Водителям отдают кассовые чеки на самих заправках. В этом документе описывают сумму с ценами, количество литров вместе с разновидностью используемого топлива. При этом отсутствует счёт-фактура. В затраты без выделения НДС включается вся сумма, потраченная на приобретение бензина.

В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.

Без авансовых отчётов водителей взаиморасчёты с поставщиками усложняются.

Авансовый отчёт – документ, облегчающий взаимодействие не только между сотрудниками, но и с поставщиками различных товаров.

Как вести журнал учёта рабочего времени? Образец и правила заполнения вы найдёте в данной публикации.

Благодаря этому документу у руководства на счету будет буквально каждая копейка. А сотрудники будут более ответственно относиться к денежным средствам, полученным на текущие расходы.

О порядке заполнения авансового отчёта в 1С Бухгалтерия вы узнаете из данного видео:

Источник: http://fbm.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/pravila-i-poryadok-zapolneniya-avansov.html

Ссылка на основную публикацию