как правильно составить заявление

Заявления и жалобы (дальше будем называть их заявлениями) можно писать так, как вам нравится, и только заявления, которые подаются в суды и некоторые другие органы, составляются по определенным правилам [1] .

Требований, которые закон предъявляет к любому заявлению, немного.

Во-первых, как уже говорилось, в заявлении должны быть указаны данные о человеке, который его написал, т.е. фамилия, имя отчество, адрес места жительства или работы.

Во-вторых, Указ требует, чтобы заявление было подписано, т. е. на нем должна стоять “живая” подпись гражданина, а не ее ксерокопии или факсимиле (т.е. оттиск).

Как не нужно писать заявления

Заявления можно писать в стихах и сопровождать их своими рисунками. Они могут занимать четверть листа, а могут быть написаны на ста страницах. Требования в них тоже могут быть любыми, включая требование установить мир во всем мире или восстановить монархию.

В них можно использовать жаргонные слова (за исключением неприличных) и научные термины. Можно делать лирические отступления или писать о том, “как нам обустроить Россию”. Короче говоря, в заявлении можно писать все что угодно и как угодно, и его все равно будут рассматривать, но делать этого ни в коем случае нельзя!

Если вы хотите не просто обратить на себя внимание, а добиться результата, то нужно следовать правилам. Составляя заявление, нужно представлять себе чиновника, которому вы пишете, и писать так, чтобы оно оказало на него воздействие.

И, конечно, заявление не должно насмешить чиновника или вывести его из себя. Напротив, оно должно создать впечатление, что его написал серьезный и грамотный человек.

Что должен понять чиновник

Из заявления чиновник должен понять следующее.

Во-первых, о чем идет речь, и какой ставится вопрос. Как это ни странно, но из некоторых заявлений невозможно понять, что хочет сказать его автор, поскольку некоторые начинают рассказ с середины или с конца своей истории или вообще ничего не говорят о том, что произошло, видимо полагая, что их проблемы должны быть известны всем.

А в некоторых заявлениях вместо существа дела идут рассуждения на общие темы, рассказы о героической молодости заявителя и даже проклятия в адрес правящего режима.

Во-вторых, чиновнику должна быть понятна правовая сторона дела. Не нужно надеяться на то, что он сам найдет нужную норму, поэтому в заявлении должен присутствовать юридический анализ проблемы, не оставляющий сомнений в законности ваших требований. Понятно, что неспециалист провести такой анализ не может, поэтому к составлению заявлений желательно привлекать юриста.

Если же вы пишете сами, то упомяните правовые нормы, которые вы знаете и которые говорят в вашу пользу, а если вы ничего о них не знаете, то хотя бы вспомните о действующем законодательстве в целом.

В-третьих, чиновник должен понять не только то, что требования гражданина законны, но и то, что он будет добиваться их выполнения всеми возможными способами. Но в то же время заявление не должно обидеть чиновника, заставить его пойти на принцип и не выполнять требования гражданина только по этой причине.

Стиль заявления

Заявление не должно превратиться в литературное произведение и демонстрировать оригинальность и таланты своего автора. Оно должно быть написано скучным канцелярским языком со ссылками на законодательство и с выдержками из него.

Грамотное заявление должно быть написано языком закона и рассказывать о происшедших событиях с использованием юридических выражений. Так, например, вместо того, чтобы написать: “милиционер мне хамил, говорил, что отделает меня так, что не узнает родная мама”, лучше написать: “сотрудник милиции вел себя грубо и вызывающе, угрожая мне физической расправой”.

Вместо того, чтобы написать: “из-за этого случая я постоянно плачу, а по ночам вспоминаю то, что со мной случилось” лучше написать: “в результате противоправных действий мне был причинен моральный вред (нравственные страдания), повлекший за собой ухудшение состояния здоровья и тяжелые эмоциональные переживания”.

Пишем заявление

А теперь попробуем написать какое-нибудь заявление.

Поскольку мы не общаемся с чиновником лицом к лицу, всю информацию о нас он получит из нашего заявления, и, значит, оно должно выглядеть как можно лучше.

Поэтому заявление должно быть сделано так красиво, как только возможно. Если у вас есть хорошая бумага, то используйте именно ее, а если ее нет, то постарайтесь хотя бы, чтобы лист выглядел аккуратно.

Если вы можете напечатать заявление на принтере, то сделайте именно так, а если у вас нет этого чуда техники, то напечатайте его на пишущей машинке. Если у вас нет и ее, то напишите заявление от руки, но как можно разборчивее. Если ваш почерк можете разобрать только вы сами, то пишите печатными буквами.

Чиновник и так не будет гореть желанием прочитать ваше заявление, а если оно будет написано почерком, напоминающим китайские иероглифы, да еще и на желтой бумаге, то желание читать у него окончательно пропадет. Конечно, этот совет относится к разряду мелочей, но иногда и они имеют большое значение.

“Шапка”

Положите перед собой лист бумаги и в правом верхнем углу напишите, кому адресовано заявление, а также свою фамилию, инициалы (или лучше полностью имя и отчество) и место жительства. Не забудьте указать свой индекс, иначе ответ придет с большой задержкой. Если вы думаете, что чиновники захотят связаться с вами по телефону, то укажите его номер. Также можно указать адрес места работы и рабочий телефон, если вы хотите, чтобы ответ пришел именно туда. Эту часть заявления мы будем называть “шапкой”.

Ее задача заключается в том в том, чтобы обозначить, куда или к кому вы обращаетесь, кто вы такой и по какому адресу вам можно ответить.

Шапка может выглядеть так:

Начальнику отдела по борьбе с организованной преступностью УВД N-ской области

От Сидорова В.М., проживающего по адресу: 111111 г. N, ул. Строителей, д. 12, кв. 54.

Директору ООО “Комета”

От Сидорова В.М., проживающего по адресу: 111111 г. N, ул. Строителей, д. 12, кв. 54.

Если в органе, куда вы обращаетесь, на вас заведено дело (будем надеяться, что не уголовное), то укажите в шапке заявления его номер, и тогда чиновники быстро определят, кому передать ваше обращение. Выглядеть это может так:

Начальнику Управления социальной защиты населения г. N.

От Сидорова В.М., проживающего по адресу: 111111 г. N, ул. Строителей, д. 12, кв. 54

Пенсионное дело № 357365427

Заголовок

Следующую часть заявления мы назовем заголовком. Включать ее в заявление не обязательно, но желательно. Заголовок нужно поместить в центре листа, немного отступив от шапки. Вариантов заголовка два. Можно написать или слово “Заявление”, или слово “Жалоба”. Если вы пишете в суд, то ваша бумага может называться еще и “Ходатайством”, а также “Исковым заявлением”. Впрочем, заголовки судебных бумаг — это особый разговор, который мы поведем в следующей книге.

Некоторые творческие личности называют свои заявления “Меморандумами”, “Воззваниями” или “Петициями”. Это не запрещено законом, но может вызвать у чиновника приступ нездорового смеха, что совершенно не входит в наши планы.

Если вы ходите, чтобы заголовок выглядел еще красивее, то напишите под ним в нескольких словах тему заявления.

Начальнику отдела по борьбе с организованной преступностью УВД N-ской области

От Сидорова В.М., проживающего по адресу: 111111 г. N, ул. Строителей, д. 12, кв. 54.

ЖАЛОБА

На незаконные действия сотрудников УБОП г. N.

Директору ООО “Комета”

От Сидорова В.М., проживающего по адресу: 111111 г. N, ул. Строителей, д. 12, кв. 54

ЗАЯВЛЕНИЕ

об устранении недостатков товара и выплате пени

Описательная часть

Следующую часть заявления мы назовем описательной. В ней нужно рассказать о событиях, по поводу которых мы обращаемся к чиновнику. Она не должна быть очень большой, чтобы не утомить его, но должна содержать всю информацию, которая необходима для решения поставленного вопроса.

Как уже говорилось, описывать события, нужно юридическим или, по крайней мере, официальным языком, поскольку заявление — это официальный документ.

Постарайтесь не выплескивать свои эмоции, а лучше пишите так, чтобы голые факты говорили сами за себя. Свое мнение излагайте скупо, выдвигая на первый план то, что о случившемся говорит закон.

Чтобы определить, о чем нужно писать в этой части, нужно обратиться к законодательству, и выяснить, какие факты имеют значение для вашего дела, а какие нет.

Лишние факты, не относящиеся к делу, могут или запутать чиновника, или вызвать раздражение и создать впечатление, что заявление написал человек, которого не нужно принимать всерьез.

С чего начинать описательную часть? Обычно я начинаю ее с даты происшествия.

Например: “15.05.2000 г. в квартиру, в которой я проживаю, ворвались вооруженные люди, представившиеся. ”. Или “20 августа 1999 я приобрел в Вашем магазине цветной телевизор марки “ХХХ”.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  как правильно играть в 2048

Конечно, начинать можно и по-другому, но все равно постарайтесь сразу перейти к сути дела, т.е. напишите когда, где, что и как произошло и кто это сделал.

Например, “15.05.2000 г. в квартиру по адресу __________________, в которой я проживаю, ворвались вооруженные люди в камуфляжной форме, представившиеся сотрудниками отдела по борьбе с организованной преступностью N-ской области. На мою просьбу предъявить удостоверения они ответили, что не обязаны этого делать. Представиться они также отказались, после чего сообщили, что будут проводить обыск. После того, как я потребовал предъявить санкцию прокурора, на меня надели наручники и сказали, что если я буду “выступать”, то мне придется плохо. Затем они стали выбрасывать из шкафов вещи и требовать у меня добровольно выдать деньги, нажитые преступным путем. Обнаружив 500 долларов США, они сказали, что забирают их как вещественное доказательство, после чего приковали меня наручниками к батарее и ушли. ”

А теперь менее грустная, но тоже неприятная история. “20 августа 1999 я приобрел в Вашем магазине цветной телевизор марки “ХХХ”. На следующий день я попытался включить его, но на передней панели не загорелась кнопка “Питание” и телевизор не включился. Я позвонил в Ваш магазин и потребовал замены телевизора, но мне ответили, что я должен привезти его в мастерскую, после чего будет проведена экспертиза, которая выяснит причину поломки. Также мне сказали, что экспертиза будет проводиться за мой счет и что деньги мне вернут только, если окажется, что поломка произошла не по моей вине”.

Пишите так, чтобы вас понял человек, ничего не знающий о вашем деле. Старайтесь не упустить ничего важного, а если вы пишите плохо, то дайте прочитать заявление своим знакомым, которые смогут указать вам на ваши ошибки.

Правовая часть

После описательной части обычно идет правовая, в которой вы даете юридическую оценку событиям, о которых говорится в описательной части, и делаете свои выводы.

Например, правовая часть заявления может выглядеть так. “Полагаю, что в действиях неизвестных лиц, незаконно проникнувших в мое жилище, содержатся признаки преступлений, предусмотренных ст. ст. 127 (незаконное лишение свободы), 139 (нарушение неприкосновенности жилища), 161 (грабеж) УК РФ, а в случае, если они являются сотрудниками ОБОП УВД N-ской области, также и ст. 285 УК РФ (злоупотребление должностными полномочиями)”.

Правовая часть заявления в ООО “Комета” могла бы выглядеть так: “Полагаю, что требования ваших работников являются незаконными. В соответствии с п. 7 ст. 18 Закона РФ “О защите прав потребителей” доставка крупногабаритного товара и товара весом более пяти килограммов для ремонта, уценки, замены и возврат их потребителю осуществляются силами и за счет продавца. Приобретенный мною телевизор весит более 25 килограмм и является крупногабаритным. Следовательно, обязанность по его доставке лежит на Вашей организации.

Кроме того, в соответствии п. 5 ст. 18 Закона РФ “О защите прав потребителей” при возникновении спора о причинах возникновения недостатков товара продавец обязан провести экспертизу товара за свой счет. Таким образом, экспертиза должна быть проведена за счет Вашей организации”.

В правовую часть заявления можно включить выдержки из нормативных актов, относящиеся к вашему делу, как, например, в последнем отрывке. Но цитированием законов увлекаться не следует, и, конечно, нельзя цитировать те нормы, которые говорят не в вашу пользу.

Правовую часть нужно писать юридически грамотно, но, т.к. вы не являетесь юристом, никто не требует, чтобы вы знали все правовые нормы. Поэтому ошибки (например, ссылки на закон, не относящийся к делу) не повлияют на ваши права и обязанности, и никто не сможет отказать вам только потому, что вы их допустили.

Единственная неприятность заключается в том, что чиновник увидит их, и заявление покажется ему не убедительным.

“Требовательная” часть

В следующей части заявления вы пишите свои требования. Здесь можно еще раз перечислить нормы, на которые вы ссылаетесь и о которых писали в правовой части.

Например, так: “В связи с этим в соответствии со ст. 144-146 УПК РФ прошу провести проверку и возбудить уголовное дело по ст. ст. 127, 139, 161, 285 УК РФ. Также прошу провести служебное расследование по поводу участия Ваших подчиненных в нападении на мою квартиру”.

Нужно пояснить, что следствие в отношении работников органов внутренних дел ведет прокуратура, но т.к. гражданин не знает, кто ворвался в его квартиру: настоящие работники милиции или переодетые бандиты, обращение в РУБОП будет правильным шагом. А в прокуратуру мы еще напишем.

Требования, связанные с покупкой телевизора могли бы выглядеть так: “В связи с этим в соответствии с п. п. 1, 5, 7 ст. 18, ст. 21 Закона РФ “О защите прав потребителей” прошу заменить приобретенный мною телевизор марки “ХХХ” на исправный телевизор той же марки в семидневный срок со дня получения настоящего заявления. При отсутствии телевизора этой марки прошу доставить мне аналогичный телевизор. Доставку прошу осуществить силами Вашей организации. При наличии такой необходимости прошу провести экспертизу за Ваш счет.

Также обращаю Ваше внимание на то, что в случае нарушения сроков, установленных законодательством для выполнения моих требований, Ваша организация в соответствии со ст. 23 Закона РФ “О защите прав потребителей” должна будет уплатить мне неустойку в размере одного процента от стоимости телевизора за каждый день просрочки”.

“Угрожающая” часть

Следующая часть заявления не обязательна, но часто она бывает очень полезна. Ее можно назвать “угрожающей”.

В ней вы предупреждаете о том, что вы сделаете, если ваши требования не выполнят. Ее задача не в том, чтобы напугать чиновника, а чтобы показать, что ему легче выполнить ваши требования, чем этого не сделать.

Включать или не включать ее в заявление вы решите сами в зависимости от ситуации. Если вы обращаетесь к чиновнику первый раз или по другой причине не хотите портить с ним отношения, то угрожать не нужно, но если вам уже отказали в вашей просьбе или вы заранее знаете, что ответ будет отрицательный, то включить эту часть просто необходимо.

В ней нужно перечислять только реальные “угрозы”. Не следует писать, что вы обратитесь в Организацию Объединенных Наций, к Президенту РФ или сразу в Европейский суд по правам человека, поскольку чиновника это только рассмешит. Об органах, в которые нужно обращаться, мы говорили в 3 главе.

В наших примерах “угрожающая” часть могла бы выглядеть так:

“В противном случае я буду вынужден обратиться в прокуратуру г. N и в службу собственной безопасности управления внутренних дел N -ской области с соответствующими заявлениями, а также с иском в суд о возмещении причиненного мне ущерба и компенсации морального вреда”.

Или: “В случае невыполнения моих требований я буду вынужден обратиться в департамент потребительского рынка города N, Управление государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей M-ской области и в территориальное управление Министерства по антимонопольной политике РФ по M-ской области с заявлениями о привлечении Вашей организации к административной ответственности, а также в суд с иском о возмещении причиненных мне убытков, взыскании неустойки, компенсации морального вреда, и взыскании штрафа, предусмотренного п. 6 ст. 13 Закона РФ “О защите прав потребителей” за несоблюдение добровольного порядка удовлетворения требований потребителей”.

Перечень документов

В следующей части указывается перечень приложенных документов. Это делается для того, чтобы чиновник сразу увидел, какие документы вы приложили и чтобы потом вы могли доказать, что они действительно были приложены. Как уже говорилось в 4 главе, старайтесь прикладывать только копии документов, а подлинники оставлять у себя.

В случае с телевизором эта часть могла бы выглядеть так:

“К заявлению прилагаю:

1. Копию кассового чека.

2. Копию товарного чека”.

Ну и, как известно, в конце любого заявления нужно поставить число (т.е. дату подписания) и подпись. Например:

Как видите, написать заявление не так уж сложно. Но еще раз напомню, что ни одно даже самое красивое заявление не гарантирует положительного результата.

[1] Ст. 131 ГПК РФ

Чтобы заказать услугу или получить консультацию, свяжитесь с нами по телефону (495) 229-67-08, skype: jurpom или напишите нам.

Следующие материалы:

  • Некоторые наивные граждане подают заявления очень просто, т.е. отдают их в руки адресата и уходят с чувством выполненного долга. А когда дело доходит …

«>Как подавать заявления

  • Нужно ли чего-то опасаться, когда вы пишете заявление, и может ли оно вам повредить? Об отрицательных последствиях борьбы за свои права мы говорили в …

    Источник: http://www.prigonim.ru/samouchitel/kak-pisat-zayavleniya.htm

    Заявление – это документ, который содержит просьбу о зачислении на работу, переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска либо отгула.

    ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  как правильно вырастить газон

    Образцы заявлений

    Структура заявления

    • шапка: адресат (кому адресовано) и заявитель (составитель);
    • наименование документа;
    • текст заявления;
    • дата составления;
    • подпись составителя.

    Как написать заявление

    Пишется заявление от руки на листе бумаги формата А4 либо набирается на компьютере. Текст составляется в произвольной форме.

    Шапка располагается в верхнем правом углу документа: адресат — ФИО директора организации либо другого полномочного должностного лица указывается в дательном падеже, заявитель – ФИО составителя пишется в родительном падеже. Ниже посередине идет наименование документа, начинается с заглавной буквы (Заявление) либо полностью пишется заглавными буквами (ЗАЯВЛЕНИЕ) без точки в конце. Далее следует текст. В нижнем левом углу ставится дата, рядом подпись составителя.

    Источник: http://working-papers.ru/zajavlenie.html

    В случае нарушения законных интересов лица возникает необходимость в обращении в суд с целью их защиты. В первую очередь, в подобной ситуации возникает вопрос, как правильно написать заявление. Иск, прежде всего, должен соответствовать положениям Гражданского процессуального или Арбитражного процессуального кодексов. Он должен включать в обязательном порядке реквизиты суда, в который заявление подается, а также всю необходимую информацию об истце и ответчике (наименование, адрес и др.). Далее излагается суть предъявляемых требований со ссылками на нормы действующего законодательства.

    Добрый день, Анатолий!

    Заявление пишется так:

    Начальнику (отдел полиции №___________) УМВД России по городу (название)

    от _______________ (ФИО подающего заявление, проживающего по адресу:_________)

    Прошу Вас привлечь к уголовной ответственности неустановленное лицо (если лицо известно, то указать его ФИО, если возможно, то место его проживания, другие существенные признаки), которое (указать период времени, когда оставили велосипед и когда обнаружили угон (дату, время)), неправомерно завладело принадлежащим мне транспортным средством, а именно велосипедом (указать марку, цвет), стоявшим около (указать расположение: около дома №_____, по улице _________).

    Об уголовной ответственности за заведомо ложный донос по статье 306 УК РФ предупрежден.

    Прошу Вас привлечь к уголовной ответственности неустановленное лицо (если лицо известно, то указать его ФИО, если возможно, то место его проживания, другие существенные признаки), которое (указать период времени, когда был причинен вред здоровью (дату, время)), нанесло мне телесные повреждения, в результате чего моему здоровью был причинен вред (указать, в чем он именно заключается, в Вашем случае — сотрясение мозга), около (указать место произошедшего: около дома №_____, по улице _________ или просто по адресу__________).

    Об уголовной ответственности за заведомо ложный донос по статье 306 УК РФ предупрежден.

    Для того, чтобы расширить жилье необходимо в установленном порядке законом быть признанными нуждающимися в жилом помещении.

    Для этого необходимо обратиться в администрацию Вашего муниципального образования с соответствующим заявлением для постановки на учет.

    Основания для признания Вас в качестве нуждающимися указаны в ст.51 ЖК РФ

    Гражданами, нуждающимися в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма, признаются (далее — нуждающиеся в жилых помещениях):

    1) не являющиеся нанимателями жилых помещений по договорам социального найма или членами семьи нанимателя жилого помещения по договору социального найма либо собственниками жилых помещений или членами семьи собственника жилого помещения; 2) являющиеся нанимателями жилых помещений по договорам социального найма или членами семьи нанимателя жилого помещения по договору социального найма либо собственниками жилых помещений или членами семьи собственника жилого помещения и обеспеченные общей площадью жилого помещения на одного члена семьи менее учетной нормы;

    3) проживающие в помещении, не отвечающем установленным для жилых помещений требованиям;

    4) являющиеся нанимателями жилых помещений по договорам социального найма,

    членами семьи нанимателя жилого помещения по договору социального найма или собственниками жилых помещений, членами семьи собственника жилого помещения, проживающими в квартире, занятой несколькими семьями, если в составе семьи имеется больной, страдающий тяжелой формой хронического заболевания, при которой совместное проживание с ним в одной квартире невозможно, и не имеющими иного жилого помещения, занимаемого по договору социального найма или принадлежащего на праве собственности. Перечень соответствующих заболеваний устанавливается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

    2. При наличии у гражданина и (или) членов его семьи нескольких жилых помещений, занимаемых по договорам социального найма и (или) принадлежащих им на праве собственности, определение уровня обеспеченности общей площадью жилого помещения осуществляется исходя из суммарной общей площади всех указанных жилых помещений.

    Источник: http://m.yurist-online.net/tag/597

    Заявление — документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

    Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.

    Расположение частей заявления:

    Наименование адресата (лицо или организация, на имя которых подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: » В финансовый отдел НПО «Квант» «; если это название должностного лица — в дательном падеже, например: » Директору школы №12 И.А. Иванову «.

    Фамилия, имя и отчество заявителя указывается под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом » от » или без него. При использовании написания с предлогом » от » после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.
    После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога » от «.

    Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.

    Источник: http://doc-style.ru/RD/?id=1.1

    Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

    В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

    • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
    • заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
    • заявление работника, направляемое работодателю.

    Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

    Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

    Деловое письмо-заявление

    Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

    Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

    Какой вид письма выбрать?

    Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

    Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

    В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

    • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
    • код организации;
    • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    • наименование организации;
    • справочные данные об организации.

    При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

    • дата документа;
    • регистрационный номер документа;
    • адресат;
    • заголовок к тексту;
    • текст документа;
    • подпись;
    • отметка об исполнителе;
    • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

    Обратите внимание

    Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

    Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

    Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

    Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

    В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

    Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

    Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

    Заявление в организацию от физического лица

    Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

    Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

    Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

    ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  как правильно настроить роутер tp link

    В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

    Наш словарик

    Заявление просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

    Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

    Извлечение

    из Федерального закона № 59-ФЗ

    Статья 7. Требования к письменному обращению

    1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

    Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

    «Вы вольны выбирать…»

    Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

    от руки или в печатном виде;

    называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

    писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

    а также направлять документ по почте или привозить лично.

    Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

    Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

    Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

    • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
    • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
    • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

    Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дае тся 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

    Заявление в кадровом делопроизводстве

    Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

    Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

    По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

    • Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

    Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

    В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

    Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

    Вопрос в тему

    Как правильно писать слово «заявление»?

    Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

    На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

    Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

    Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

    В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

    В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

    • Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

    Важно!

    Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

    Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

    Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

    • регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

    Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

    • запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

    Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

    В записи указывается:

    • факт принятия документа;
    • дата (обязательно!);
    • должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

    Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

    В отдел кадров. Подготовить приказ.

    1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
    2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
    3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
    4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

    [1]См.: Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“».

    2Абзац третий ст. 4 Федерального закона № 59-ФЗ.

    Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

    Источник: http://www.profiz.ru/sr/11_2015/zajavlenie/

  • Ссылка на основную публикацию